Bitrix24 case study

PRZETWARZANIE FAKTURY

Historia o maksymalnej automatyzacji procesów pracy z fakturami: 
od rejestracji po raportowanie i transfer do archiwum

PROBLEM

Nierozliczony proces obsługi i przetwarzania faktur przychodzących i wychodzących

NARZĘDZIA ROZWIĄZAŃ

Stworzenie specjalnej aplikacji dla Bitrix24

DANE WEJŚCIOWE:

Każda firma pracuje z fakturami. Aby nie pogrzebać się w stosie dokumentów płatniczych, ważne jest, aby prawidłowo zorganizować przetwarzanie faktur - płynnie, szybko, prosto i automatycznie.

Zakres działalności klienta: usługi marketingowe i reklamowe, usługi promocji w Internecie.

Ból:
1. Długi proces zatwierdzania dokumentów przez kilka osób 
2. Dystrybucja faktur przychodzących i wychodzących nie jest debugowanie (te, które firma otrzymuje i te, które wystawiają)
3. Trudno jest prześledzić, na jakim etapie zatwierdzania jest faktura 
4. Złożony i nie optymalny proces płatności faktur wystawionych firmie 
5. Niespójność na etapach przetwarzania, zamieszanie między pracownikami 
6. Nie ma jednego rejestru faktur 

DECYZJA:

Udoskonalenie funkcjonalności Bitrix24 - stworzenie aplikacji „Przetwarzanie faktur”

JAK TO DZIAŁA TERAZ?

PRZETWARZANIE FAKTUR PRZYCHODZĄCYCH

FAKTUROWANIE

CZĘŚĆ 1

PRZETWARZANIE FAKTUR PRZYCHODZĄCYCH

(KOSZTY FIRMY)

Dodanie dokumentu

Faktury są automatycznie ładowane do aplikacji z poczty, specjalnego folderu na Bitrix24.Disk, a także mogą być ładowane ręcznie z komputera użytkownika bezpośrednio do aplikacji.

Przetwarzanie faktury

Łącznie istnieje 8 etapów przetwarzania faktury i odpowiednio 8 jej statusów (liczba etapów może się różnić w zależności od wymagań).


SYSTEM ROZPOZNAWANIA POLA FAKTUR (OCR)

Specjalnie dla tego rozwiązania zbudowaliśmy sieć neuronową, która jest przeszkolona w określaniu pól faktury, odczytywaniu informacji i przenoszeniu ich do pól aplikacji Bitrix24. Teraz nie ma potrzeby ręcznego przenoszenia danych faktury, wszystko jest rozpoznawane automatycznie. A także umożliwia wygodne segmentowanie i filtrowanie dokumentów w przyszłości.

Dodatkowa funkcjonalność dla wygody

Wszystkie dokumenty można pobrać, segmentować za pomocą filtra, wyświetlić tylko kolumny z informacjami, które chcesz zobaczyć, wydrukować dokument, przestudiować go w podglądzie, śledzić historię zmian, dodawać komentarze, zapisywać jako szkic itp. 

CZĘŚĆ 2

Fakturowanie


PROSTOTA I WYGODA W SZCZEGÓŁACH

Fakturowanie firmy odbywa się w innej zakładce. Tutaj pracownik może dodać nową fakturę, wypełnić wszystkie pola (do kogo, w jakim terminie, za jaką kwotę, produkt, z jakimi podatkami i w jakiej ilości itp.). Taka faktura jest również sprawdzana i potwierdzona kierownikiem lub kierownikiem działu, a po wystawieniu faktury i płatności jest archiwizowana, podobnie jak dokument przychodzący. 

Razem w funkcjonalności procesów z fakturami wychodzącymi:

Fakturowanie bezpośrednio z aplikacji w wygodnym dla użytkownika interface

Przypomnienia dla pracowników i klientów o opłaceniu faktur

Automatyczne wypełnianie pól

Zatwierdzenie dokumentu przez kierownika / księgowego

Szybka wysyłka listu z fakturą do klienta, wygodny podgląd dokumentów

Natychmiastowe lub ręczne oznaczanie pokwitowania płatności

DLA OBU PROCESÓW 

Możesz także sporządzać raporty na temat dokumentów: wystarczy wybrać,   
jakie kolumny i dane powinny się w nim znajdować.
W razie potrzeby możesz zapisać szablon raportu, aby następnym razem uzyskać go szybciej.

Raporty można pobrać w programie Excel, a także w Optima

WYNIK

CO BYŁO ZROBIONE?

W WYNIKU KLIENT OTRZYMAŁ KOMPLETNY SYSTEM
DO PRZETWARZANIA FAKTUR Z FUNKCJONAŁEM:

Szczegółowy opis faktur wraz z ich dystrybucją do różnych miejsc powstawania kosztów, rodzajów kosztów, projektów i firm 

Rozpoznawanie wymagań ze strony faktury i ich wpisanie w specjalnych polach za pomocą sieci neuronowych

Eksport raportów faktur do zewnętrznych systemów księgowych (Optima dla Polski) 

Podział kwoty płatności w kilku etapach, dystrybucja części faktury dla różnych pozycji wydatków

Ręczne i automatyczne (z dysku sieciowego lub z e-maili) rejestracja dokumenty przychodzące

2 kierunki przetwarzania dokumentów: faktury przychodzące oraz faktury wystawiane przez firmę

Zaawansowane wyszukiwanie we wszystkich polach opisujących dokument

Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę, uzgodnienie faktury z działem księgowości / finansów

Dystrybucja faktur przychodzących między kilka podmiotów prawnych

Automatyczne wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przetwarzanie dokumentu na podstawie jej przynależności do firmy

Dodawanie metryk dokumentów (krótki opis na ostatnim arkuszu)

Szybki podgląd dokumentu na dowolnym etapie

Łączenie dokumentów w jeden plik

Przypisywanie specjalnych etykiet (tagów)

Archiwum faktur

Komentarze do dokumentów i historia zmian

CHCESZ TEGO SAMEGO?
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI!

Nie bój się i nie zwlekaj z wdrożeniem automatyzacji w Twojej firmie. Chętnie Ci w tym pomożemy.

Skontaktować się

WIĘCEJ HISTORII KLIENTÓW
I przykładów realizacji

MASZ PYTANIA? SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI!