NOWY POZIOM PRACY Z FAKTURAMI:
JAK TO DZIAŁA?
1. Otrzymanie dokumentu
Proces zaczyna się od rejestracji dokumentu: jest on albo dodawany przez pracowników do portalu do udostępnionego folderu na Bitrix24.Dysk, albo przesyłany do aplikacji z przychodzącej wiadomości e-mail. Wszystkie pliki będą gromadzone w jednym interfejsie aplikacji.
Osoba odpowiedzialna za wstępne przetwarzanie dokumentu rejestruje go i wskazuje nazwę dokumentu, wypełnia datę odbioru, wskazuje rodzaj dokumentu (zwykły, poufny lub faktura), firmę odbierającą oraz kontrahenta wysyłającego.
Scenariusz 1: Przetwarzanie dokumentów
Dokumenty zwykłe i poufne (w tym wszelkie dokumenty poza fakturami) są przenoszone do odpowiedniej zakładki i przetwarzane etapami:
Rejestracja
Wstępny opis przez rejestratora
Opis dokumentu
Szczegółowy opis przez odpowiedzialnego pracownika
Archiwizacja
Przeniesienie dokumentu do archiwum
Rejestracja
Opis dokumentu
Archiwizacja
Scenariusz 2: przetwarzanie faktur przychodzących
Obejmuje wieloetapowy proces:
Rejestracja
Dokument został załadowany do aplikacji ręcznie lub faktura została automatycznie pobrana z Bitrix24.Drive lub e-mail
Opis
OCR (sieć neuronowa) automatycznie odczytuje informacje z faktury i wypełnia je w odpowiednich polach aplikacji (produkt, ceny, terminy i warunki, dane bankowe itp.). Pracownik uzupełnia je w razie potrzeby
Rozksięgowanie
W celu szczegółowego rozliczenia wydatków możemy podzielić fakturę na kilka części i skorelować każdą z nich z konkretnym miejscem powstawania kosztów (np. Linia serwisowa lub dział), rodzajem kosztów (np. Oprogramowanie, hosting, koszty promocji), projekt, umowa lub firma
Akceptacja
Po podziale kosztów kierownik lub osoba odpowiedzialna sprawdza to i potwierdza
Sprawdzenie przez dział księgowości
Księgowy sprawdza poprawność faktury
Opłata
Faktura przechodzi do tego statusu, gdy jest gotowa do płatności. Osoba odpowiedzialna może oznaczyć zapłaconą kwotę faktury
Archiwizacja
Wszystkie przetworzone dokumenty są przenoszone do archiwum. Istnieje możliwość przeglądania i komentowania dokumentów
Scenariusz 3: Przetwarzanie faktury wychodzącej (wystawianie faktur)
Odbywa się to w osobnej zakładce. Pracownik może dodać nową fakturę, wypełnić wszystkie pola (do kogo, w jakim przedziale czasowym, za jaką kwotę, produkt, z jakimi podatkami iw jakiej ilości i walucie). Taka faktura może być również sprawdzana przez kierownika działu, a po wystawieniu faktury i płatności jest archiwizowana i dostępna do wyszukiwania.
Fakturowanie bezpośrednio z aplikacji w wygodnym dla użytkownika interface
Automatyczne wypełnianie pól
Zatwierdzenie dokumentu przez kierownika / księgowego
Szybka wysyłka listu z fakturą do klienta, wygodny podgląd dokumentów
Natychmiastowe lub ręczne oznaczanie pokwitowania płatności
Utwórz fakturę
Weryfikacja
W toku
archiwum
Faktury Sprzedażowe
Raporty można pobrać w programie Excel, a także w Optima
Eksport
Raporty
FUNKCJONALNOŚĆ
Rozpoznawanie danych na fakturze i ich wpisanie do pól za pomocą sieci neuronowych
Eksport raportów faktur do zewnętrznych systemów księgowych (Optima dla Polski)
Dystrybucja kwot na fakturze dla różnych typów wydatków
Ręczne i automatyczne (z dysku sieciowego lub z e-maili) rejestracja dokumentów
Dwa kierunki przetwarzania dokumentów: faktury przychodzące oraz faktury wychodzące
Zaawansowane wyszukiwanie po wszystkich polach opisujących dokument
Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za rejestracje, opis faktur
Dystrybucja faktur przychodzących między kilka podmiotów prawnych
Automatyczne wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przetwarzanie dokumentu na podstawie jej przynależności do firmy
Dodawanie metryk dokumentów (krótki opis)
Szybki podgląd dokumentu na dowolnym etapie
Scalenie dokumentów w jeden plik
Przypisywanie specjalnych tagów
Archiwum dokumentów
Komentarze do dokumentów i historia zmian
To wszystko to niewielka część możliwości, a my jesteśmy gotowi dostosować i zmienić funkcjonalność rozwiązania zgodnie ze specyficznymi potrzebami Twojej firmy.
Podziel się z nami potrzebami Twojej firmy!
APLIKACJE I MODUŁY
